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【流程管理】如何进行审批流程的优化

时间: 2024-09-20 | 作者: 小编

  

【流程管理】如何进行审批流程的优化

  管理前置■◆◆■◆★,使实际业务执行效率得到了提高◆★。因此我们说,■◆★★★“流程简化≠流程图简化”,而应该是管理规范化和精细化。

  由于很多企业领导虽身居高位■◆★■★■,却办理着很多业务性的工作◆■★■,对下属不放心,要用自己的丰富经验来把关和判断,这种情况也常见。如一位企业高层所说:“我很想放权,但放权是基于信任和默契,和对能力的信任■★★。现在更多的审批◆■■◆★,是避免错误和帮助下属各主管把关,同时,更深入的了解一些新上任主管的能力、风格,增加双向了解的机会,审批的过程就是为了逐步的放权◆■。■◆■◆■”可见★★■,流程上的管理授权和企业高层的领导风格、企业面临的组织变革、人事调整等背景相关。

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  另一个典型的例子是项目管理流程,分为年度项目规划及预算决策、单个项目立项审批决策两个重要管控环节★■★。项目执行单位会质疑项目年度规划预算中都已经对项目审批过了,为什么单个项目立项时还要再审批?而高层决策者却认为,年度规划预算太粗了,项目目标及预算都不明确,评审也不充分,因此必须在执行立项时进行控制。最终我们提出以下流程优化方案,首先加强对年度项目规划及预算的决策过程,明确项目规划和预算的输出要求和评审决策程序★■,这样既达成高层风险控制的目的,同时也能够督促项目执行单位提高项目规划和计划管理能力;前端控制好了,单个项目立项审批则只需关注计划预算外的项目,从而使执行层和决策层获得双赢■◆★■◆。

  在流程优化时我们要分析管理目的和需求,然后区分在具体的流程环节应该是决策点还是沟通点,然后从不同角度考虑优化◆◆★■■◆。如对于知情权的需求,可将决策点改为沟通点★■,将审批变为定期的报告和备案,使领导定期(比如密度大到每

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  决策的过程如果都是靠主观判断,那么不管增加多少审批环节都无法从根本上解决问题。因此对于流程中的每一个决策点,都要明确决策依据和决策方式是什么。比如广告宣传片的评审就是一个见仁见智的决策过程。这类评审应该是以消费者测试或专业机构评审意见为决策依据,发挥群体智慧的科学决策★■★◆。

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  在流程中增加审批管控节点,在加强了管理和风险控制的同时会带来效率的损失和成本的增加■■◆,那么如何才能避免的管理过度的情况■■★◆★■?那么哪些该管控★◆■★■■,根据8/2原则和流程分类的思想,按照重要度的相关属性对业务进行分类◆■,从而分析不同类型业务的流程运行频率◆◆,以及每种类型流程可容许的审批效率,从而设置不同的决策机制。如对20%的重点分类进行事前审批控制;对于80%的进行抽样检查和监督■★;在以往企业也有一些类似的做法,如1000万以上总经理审批■★■★◆,1000万以下部门经理审批等,但是这些分类规则一般比较简单,更多的基于金额,分类标准也是基于历史情况延承◆■■,因此在流程优化中要结合实际运行情况的统计分析,以及影响该业务的重要因素重新来考虑进行分类管控方式的设置,从而在管控和成本间取得平衡■◆。

  天一次)得到动态情况★◆◆■■,从而知情,而不是介入流程、成为流程的一个必经环节(耗时间甚至不增值)。流程直接执行★★■◆,并行地让领导知情★◆★,既解决了高层信息知晓和监管的需求,同时提高流程的效率■◆◆,不会因为高层出差而产生业务停滞。

  随着企业规模增长■★,企业高层会面临如何有效掌控企业的困惑,时时警惕规避企业管理失控的风险■◆◆★;而另一方面■★◆,内部员工越来越多的抱怨,如什么事情都要层层上报审批,导致业务执行效率低下;中层管理者也很痛苦,每天都有那么多的待办工作流需要签字。纠其原因,企业规模扩大,出现更多专业化分工,组织范围、管理层级都不断增加,因此对管控授权,以及信息的及时上传下达要求提高。

  举个例子,在新供应商引入流程中,其主要步骤分为确定入选条件——供应商初选——现场考察确定最终入选者。如果只在最后一个步骤设置决策点,会发现实际业务操作会增加不必要的投入和返工。根据分析,我们对流程设置三个决策评审点★■■★■,第一个决策点◆◆■■■★,在招标遴选之前先由决策者对入选条件进行审批★★;第二个决策点,在初选名单之后由决策者进行审批★★◆◆;第三个决策点,在通过现场考察等进一步的评价之后由决策者进行审批。虽然流程图看起来复杂了,但是通过

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  我们发现,很多管控问题是由于不了解或沟通不到位造成的◆■◆。在一个大的企业内部,由于一线业务信息不能及时传达,领导层或者总部管理层会由于不知情而产生失控的担心◆■★★,因此提出要对流程环节增加审批节点,这些其实都是出于知情的考虑。

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  在一个流程优化咨询项目中,我们面临着客户上下管理层不同的要求,领导层及总部职能部门提出要规范管理和规避风险,要求加强管控和审批;下属业务单位要求简化流程,提高对市场的快速响应能力,那么在具体的流程设计优化中■★★◆,如何既简化流程★◆,同时又满足对风险管理的要求,这似乎是两个截然不同的流程优化目标,如何找到两全其美的方法,经过对问题的分解细化和流程优化方法工具的应用■◆★★★,我们发现■■◆★★,其实◆★“鱼和熊掌可以兼得★◆◆■”。

  当我们明确流程中的决策点时■★,如何提高决策的效率和科学性就成为优化的关注点。关于决策流程优化有以下几种方法:

  在企业现场开展流程优化时★◆★◆■◆,可以采取的对策:企业领导既然经验丰富◆◆★,可以把经验要求写成规则和指导,提前发布,让下属来参照执行。对于一些可结构化的规则,还可以借助信息系统来实现强制控制。如某快消品企业,每个销售季都会发布营销指导意见,对下一个销售季的销售策略进行明确,如可在哪些媒体投放哪写版本的广告,形成标准化选项,并将这些要求落实到IT 系统上。这样下属业务单位在制定营销活动计划时■★◆◆★★,就可以选择总部已经规定的营销组合◆■★◆★◆,变事后的核对审批变成事前的控制。当然即使不能通过IT 系统去识别,有了明确的指导,也可以授权一个职位相对低的人员去进行相应的核对工作,解放领导的时间,以用于处理更重要的工作■■★◆。

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