合同管理是一个系统工程,涉及到合同起草、发起■◆■◆◆■、审查、签署、履行等方方面面。合同管理的主要目的是为了控制合同风险,为企业生产经营和业务开展保驾护航★★★★■■。著此“法律方法论——合同管理系列★■◆■★◆”文章◆★,既为总结经验、温故知新,亦期有人能读之受益。
所谓“再反馈■◆■◆◆■”,是指业务部门对于法务/律师的法律审查意见的反馈,包括是否同意并采纳法律审查意见,如不同意或因为客观原因不能采纳,须说明具体缘由等等■◆★◆。这种反馈也应当是采用正规的书面形式◆★■★★,并作为合同档案资料加以保存。
具备一定规模的公司,一般都会采用线上合同审批的方式★★◆◆■,但同时也会保留线下合同审批,因为可能存在一些涉密的或者不适宜公开的合同■★◆◆★■,此类合同通过线下合同审批更加安全稳妥。
上篇文章◆◆■◆■★“合同管理 合同审批流程设计与思考”主要是针对线上合同审批流程的设计与思考。相比线下合同审批流程,线上合同审批流程的优势非常明显——清晰明了◆■、简洁高效,自动化程度高◆■★,线上留痕方便查阅,还可以基于数字化实现合同多元化管理★★,可以有效提高合同管理效率和管理水平。
另外对于规模不大的公司,也以线下合同审批为主流。所以当我们在研究线上合同审批流程时,也不能忽视线下合同审批流程。
合同审查流程是指业务人员将合同提交法律审查,法务/律师审查合同并提出法律审核意见的过程。
将合同审查流程与合同用印审批流程分开◆■◆■,先走完合同审查流程,再进行合同用印审批流程,在法务/律师就合同与业务部门充分沟通并达成一致的情况下(即使不能达成一致,纸面沟通记录也可以反映双方观点)★★,再进行用印审批,领导可以充分了解业务部门与法务部门的沟通过程★★,以便作出科学决策◆■★◆■◆。
之所以要将这两个流程分开,是因为法律审查是合同审批流程的主要内容,如果只有合同用印审批流程而没有合同审查流程,在合同用印审批流程中■★,法务/律师意见只有一小栏,法律审查意见无法展开论述,那么法律审查的过程只能私下进行,无法在纸面流程中得以体现■◆◆。
所谓“差别对待★■◆◆”,是指根据合同的重要性(可根据合同类型★★◆■、合同金额等相关要素区分)将合同分为重大合同和常规合同。重大合同的审查应当更为严格◆★■、要求更高,应当更加注重风险控制;而常规合同则可以采取常规审查方式,可以更加注重效率★★★。
合同用印审批流程是指包含合同发起人★◆、发起部门负责人、财务、法务★★★■◆、公司领导等在内的关于合同用印审批的过程★◆。